Geschäftsordnung des Amtsausschusses – Lesefassung

Diese Lesefassung beinhaltet:

• Geschäftsordnung des Amtsausschusses des Amtes Bargteheide-Land (PDF)
• 1. Änderung der Geschäftsordnung des Amtsausschusses des Amtes Bargteheide-Land (PDF)

Aufgrund des § 34 Abs. 2 der Gemeindeordnung für Schleswig-Holstein (GO) i. V. m. § 24a der Amtsordnung für Schleswig-Holstein (AO) hat der Amtsausschuss des Amtes Bargteheide-Land auf seiner Sitzung am 10. Juni 2015 die folgende Geschäftsordnung beschlossen:

Inhaltsverzeichnis

§ 1 Erstes Zusammentreten (Konstituierung)

§ 2 Amtsvorsteher/in

§ 3 Bürgermeisterrunde

§ 4 Mitteilungspflichten

§ 5 Einberufung

§ 6 Tagesordnung

§ 7 Sitzungsvorlagen

§ 8 Form der versandten Unterlagen

§ 9 Teilnahme

§ 10 Unterrichtung des Amtsausschusses

§ 11 Öffentlichkeit der Sitzung

§ 12 Sitzungsablauf

§ 13 Anträge zur Tagesordnung, Sachanträge

§ 14 Sitzungsdauer

§ 15 Anträge zur Geschäftsordnung

§ 16 Einwohnerfragestunde

§ 17 Anregungen und Beschwerden

§ 18 Unterbrechung der Sitzung

§ 19 Anhörung

§ 20 Worterteilung

§ 21 Abstimmung

§ 22 Wahlen

§ 23 Ordnung in der Sitzung

§ 24 Niederschrift

§ 25 Ausschüsse

§ 26 Einwohnerbefragung

§ 27 Grundsätze zum Datenschutz

§ 28 Datenverarbeitung

§ 29 Auslegung der Geschäftsordnung

§ 30 Änderung und Aufhebung

§ 31 Inkrafttreten

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§ 1
Erstes Zusammentreten (Konstituierung)

1. Der Amtsausschuss wird zur ersten Sitzung von dem/der bisherigen Amtsvorsteher/in binnen 74 Tagen nach dem Tag der Gemeindewahl einberufen (§ 9 Abs.4 AO).
2. Der/die bisherige Amtsvorsteher/in erklärt die Sitzung für eröffnet und stellt die Anwesenheit der gewählten Mitglieder sowie die Beschlussfähigkeit fest. Danach überträgt er/sie dem ältesten anwesenden Mitglied des Amtsausschusses die Sitzungsleitung. Bis zur Neuwahl des/der Amtsvorstehers/-in handhabt das älteste Mitglied des Amtsausschusses die Ordnung und übt das Hausrecht im Sitzungsraum aus.
3. Der Amtsausschuss wählt unter der Leitung des ältesten Mitgliedes aus ihrer Mitte den/die Amtsvorsteher/in und unter dessen/deren Leitung die Stellvertreter/innen. Dem ältesten Mitglied obliegt es, den/die Amtsvorsteher/in zum Ehrenbeamten/zur Ehrenbeamtin zu ernennen, ihm/ihr die Ernennungsurkunde auszuhändigen, ihn/sie zu vereidigen und in sein/ihr Amt einzuführen.
4. Der/die neu gewählte Amtsvorsteher/in hat seine Stellvertreter/innen als Ehrenbeamte/innen zu vereidigen und ihnen die Ernennungsurkunden auszuhändigen.

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§ 2
Amtsvorsteher/in

1. Der/die Amtsvorsteher/in eröffnet, leitet und schließt die Sitzung des Amtsausschusses. In den Sitzungen handhabt er/sie die Ordnung und übt das Hausrecht aus. Er/sie repräsentiert den Amtsausschuss bei öffentlichen Anlässen. Der/die Amtsvorsteher/in hat diese Aufgabe gerecht und unparteiisch wahrzunehmen. Ihm/ihr obliegt die Verhandlungsleitung.
2. Der/die Amtsvorsteher/in wird, wenn er/sie verhindert ist, durch seinen/ihren 1. Stellvertreter/in, ist auch diese/r verhindert, durch seinen/ihren 2. Stellvertreter/in vertreten.

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§ 3
Bürgermeisterrunde

Der/die Amtsvorsteher/in und die Bürgermeister/innen bilden die Bürgermeisterrunde. Sie wird in der Regel jeden zweiten Monat von dem/der Amtsvorsteher/in einberufen, der/die auch den Vorsitz führt. Der leitende Verwaltungsbeamte und dessen Stellvertretung nehmen teil. Eine Vertretung der Mitglieder bei Abwesenheit erfolgt nicht.

Die Bürgermeisterrunde dient

• der Abstimmung über Themen, die alle oder mehrere Gemeinden betreffen oder gemeindeübergreifend zu bearbeiten sind,
• die Abstimmung über Termine und Inhalte der anstehenden Sitzungen,
• das weitere Vorgehen in Bezug auf Planungen, Einrichtungen und Veranstaltungen des Amtes, die keiner Beratung in offiziellen Gremien bedürfen,
• Informationen der Bürgermeister/innen über aktuelle kommunale, regionale oder landesweite Entwicklungen.

Ein Anspruch auf eine Einberufung der Bürgermeisterrunde besteht nicht.

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§ 4
Mitteilungspflichten

Die Mitglieder des Amtsausschusses teilen der/dem Amtsvorsteher/in ihren Beruf sowie andere vergütete oder ehrenamtliche Tätigkeiten innerhalb von zwei Wochen nach ihrem Eintritt in der Amtsausschuss oder den Ausschuss schriftlich mit, soweit dies für die Ausübung ihres Mandates von Bedeutung sein kann. Dies gilt auch für/bei Veränderungen. Die Angaben werden durch den Amtsvorsteher nach ihrem Eingang in der folgenden Sitzung bekannt gemacht und zur Niederschrift genommen.

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§ 5
Einberufung

Der/die Amtsvorsteher/in beruft der Amtsausschuss ein. Die Mitglieder des Amtsausschusses sind mindestens 1 Woche vor der Sitzung mit der Übersendung der Tagesordnung zu laden.

Der Amtsausschuss stellt zum Ende des Jahres in Abstimmung mit den Gemeinden und dem Schulverband Bargteheide-Land eine Terminplanung für die Sitzungen des Amtsausschusses und der Ausschüsse für das kommende Jahr auf.

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§ 6
Tagesordnung

Drei Wochen vor einem geplanten Sitzungstermin setzt der/die Amtsvorsteher/in Tagungsort, Tagungszeit und die Tagesordnung fest, die mit der Einladung bekannt zu geben ist. Hierzu erfolgt auch eine Abfrage in den Fachbereichen des Amtes über aufzunehmende Tagesordnungspunkte.

Anträge von Ausschüssen oder von einem Drittel der gesetzlichen Zahl der Mitglieder des Amtsausschusses können noch bis zwei Wochen vor dem Sitzungstermin beim Amtsvorsteher eingereicht werden. Dringende Angelegenheiten können noch bis zum Einladungsversand ergänzt werden.

Die Tagesordnung muss über die anstehenden Beratungspunkte hinreichend Aufschluss geben. Soweit Tagesordnungspunkte aufgrund gesetzlicher Vorgaben nicht öffentlich beraten und entschieden werden sollen, sind sie in der Tagesordnung als voraussichtlich nicht öffentliche Tagesordnungspunkte zu bezeichnen.

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§ 7
Sitzungsvorlagen

Für informationsbedürftige Tagesordnungspunkte geht den Mitgliedern des Amtsausschusses in der Regel mit Versendung der Sitzungseinladung eine Vorlage in Textform zu. Die Vorlage soll eine kurze Darstellung des Sachverhaltes und einen Beschlussvorschlag enthalten. Vorlagen und Anlagen für den nicht öffentlichen Teil einer Sitzung sind vor der Einsichtnahme durch unbefugte Personen zu schützen.

Gleichzeitig mit Aufstellung der Tagesordnung drei Wochen vor der Sitzung wird auch festgelegt, zu welchen Punkten entsprechende Sitzungsvorlagen durch wen zu erstellen sind.

Soweit eine Angelegenheit in einem Ausschuss behandelt worden ist und dort entsprechend einer Vorlage eine Empfehlung beschlossen wurde, wird die Vorlage für die Sitzung des Amtsausschusses nicht erneut versandt. In der Sitzungseinladung ist die dazugehörige Vorlage mit einer eindeutigen Nummer gekennzeichnet.

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§ 8
Form von Unterlagen

Grundsätzlich werden Einladungen, Sitzungsvorlagen, ergänzende Unterlagen sowie Niederschriften elektronisch per Email versandt und sind im vom Amt bereitgestellten Ratsinformationssystem verfügbar.

Unterlagen, die aufgrund ihres Datenvolumens nicht per Email versandt werden können, werden entweder nur im Ratsinformationssystem oder in einer gesonderten Cloud bereitgestellt. In diesen Fällen ist der entsprechende Link mit der Einladung oder der Vorlage zu übersenden, für nicht öffentliche Unterlagen wird gesondert ein Passwort versandt.

Es muss durch das jeweilige Mitglied sichergestellt werden, dass auf nichtöffentliche Unterlagen, die elektronisch empfangen oder abgerufen wurden, ausschließlich durch das Mitglied zugegriffen werden kann.

Sofern Unterlagen nicht elektronisch zur Verfügung stehen oder gestellt werden können oder aus nachvollziehbaren Gründen in elektronischer Form nicht praktikabel handhabbar sind, können Unterlagen in Ausnahmefällen auch in Papierform versandt werden.

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§ 9
Teilnahme

Wer aus wichtigem Grunde an einer Sitzung nicht oder erst ab einem späteren Zeitpunkt teilnehmen kann oder eine Sitzung vorzeitig verlassen muss, hat dies dem/der Amtsvorsteher/in rechtzeitig mitzuteilen.

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§ 10
Unterrichtung des Amtsausschusses

1. Der Amtsausschuss ist von dem/der Amtsvorsteher/in rechtzeitig und umfassend über alle wichtigen Angelegenheiten des Amtes und über Anordnungen der Aufsichtsbehörde zu unterrichten.
2. Die Unterrichtung nach Absatz 1 ist im Verlauf der Sitzung des Amtsausschusses unter dem Tagesordnungspunkt „Mitteilungen des Amtsvorstehers/der Amtsvorsteherin“ vorzunehmen.

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§ 11
Öffentlichkeit der Sitzung

1. Die Sitzungen des Amtsausschusses sind öffentlich.
2. Über einen Ausschluss der Öffentlichkeit im Einzelfall entscheidet der Amtsausschuss. Die Gründe für einen Ausschluss der Öffentlichkeit und das Verfahren richten sich nach § 10 Abs.4 AO.
3. Die Presse ist zu allen Sitzungen einzuladen.

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§ 12
Sitzungsablauf

1. Die Verhandlung richtet sich nach der festgelegten Reihenfolge der Tagesordnungspunkte.
2. Die Sitzungen sind grundsätzlich in folgender Reihenfolge durchzuführen:
   1. Eröffnung der Sitzung, Feststellung der Ordnungsmäßigkeit der Einladung, der Anwesenheit und der Beschlussfähigkeit durch die/den Amtsvorsteher/in sowie Anträge zur Tagesordnung (sofern vorhanden)
   2. Einwohnerfragestunde
   3. Bekanntmachung der Beschlüsse, die auf der vorherigen Sitzung nicht öffentlich beraten wurden (soweit datenschutzrechtlich zulässig)
   4. Abwicklung der öffentlichen Tagesordnungspunkte
   5. Mitteilungen der/des Amtsvorstehers/in und Anfragen der Mitglieder des Amtsausschusses
   6. Abwicklung der nicht öffentlich zu beratenden Tagesordnungspunkte

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§ 13
Anträge zur Tagesordnung, Sachanträge

1. Anträge von einem Drittel der gesetzlichen Zahl der Mitglieder des Amtsausschusses zur Aufnahme einer Angelegenheit auf die Tagesordnung (§ 24a AO i. V. m. § 34 Abs.4 Satz 3 GO) sind bei dem/der Amtsvorsteher/in einzureichen und von diesem/dieser auf die Tagesordnung der auf den Eingang des Antrages folgenden Sitzung des Amtsausschusses zu setzen. Dies gilt nur dann, wenn sie mindestens zwei Wochen vor dem Sitzungstermin eingegangen sind.
2. Anträge sind schriftlich in kurzer, klarer Form abzufassen und zu begründen. Bis zur Abstimmung kann der/die Antragsteller/in seine/ihre Anträge zurücknehmen.
3. Dringliche Anträge auf Erweiterung der Tagesordnung können jederzeit bis zum Ende der Sitzung gestellt werden. Für die Aufnahme auf die Tagesordnung ist  eine Mehrheit von zwei Drittel der gesetzlichen Zahl der Amtsausschussmitglieder erforderlich.
4. Vor Eintritt in die Tagesordnung können Mitglieder des Amtsausschusses Anträge zur Änderung der Reihenfolge der Tagesordnung und zur Absetzung von Tagesordnungspunkten stellen. Die Änderung ist beschlossen, wenn mehr Ja-als Nein-Stimmen abgegeben werden.
5. Über Tagesordnungspunkte, die vertagt worden sind, muss in der nächsten Sitzung beraten und abgestimmt werden.
6. Sachanträge im Rahmen der Beratungen der einzelnen Tagesordnungspunkte können von jedem Amtsausschussmitglied gestellt werden.

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§ 14
Sitzungsdauer

Nach drei Stunden Sitzungsdauer werden keine weiteren Tagesordnungs­punkte mehr aufgerufen. Der in der Beratung befindliche Tagesordnungs­punkt wird abschließend behandelt. Danach ist die Sitzung zu schließen. Die restlichen Tagesordnungspunkte sind in der nächstfolgenden Sitzung des Amtsausschusses auf die Tagesordnung zu setzen.

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§ 15
Anträge zur Geschäftsordnung

1. Die Amtsausschussmitglieder haben jederzeit das Recht, sich zur Geschäftsordnung zu melden. Dieses geschieht durch Zuruf „Zur Geschäftsordnung“.
2. Bemerkungen zur Geschäftsordnung dürfen sich nur auf den Sitzungsablauf beziehen und keine Entscheidung in der Sache anstreben.
3. Anträge zur Geschäftsordnung sollen vor anderen Anträgen zur Aussprache und zur Abstimmung kommen. Es wird jeweils eine Begründung dafür und dagegen, einschließlich der Begründung des Antragstellers bzw. der Antragstellerin, zugelassen. Die Bemerkungen dürfen nicht länger als drei Minuten dauern.
4. Folgende Anträge zur Geschäftsordnung können z.B. gestellt werden:
   1. Antrag auf Feststellung der Beschlussfähigkeit,
   2. Antrag auf Verweisung an einen Ausschuss,
   3. Antrag auf Vertagung,
   4. Antrag auf Begrenzung der Redezeit,
   5. Antrag auf Schluss der Beratung,
   6. Antrag auf Übergang zur Tagesordnung,
   7. Antrag auf Unterbrechung der Sitzung,
   8. Antrag auf Vertagung oder Aufhebung der Sitzung,
   9. Antrag auf Ausschluss oder Wiederherstellung der Öffentlichkeit,
   10. Antrag auf Schluss der Redeliste,
   11. Antrag auf Einzelabstimmung,
   12. Antrag auf namentliche Abstimmung.

Ein Antrag auf Beratungsschluss darf erst gestellt werden, wenn jedes Mitglied Gelegenheit hatte, zur Sache zu sprechen. Ein Schlussantrag geht bei der Abstimmung einem Verweisungs-, dieser einem Vertagungsantrag vor. Wird  einem Antrag stattgegeben, sind die bei der Antragstellung vorliegenden Wortmeldungen noch zuzulassen.

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§ 16
Einwohnerfragestunde

1. In jeder öffentlichen Sitzung des Amtsausschusses können in der Einwohnerfragestunde von Einwohner/innen jeden Alters Fragen zu Beratungsgegenständen oder anderen Angelegenheiten der örtlichen Gemeinschaft (Selbstverwaltungsangelegenheiten) gestellt und Vorschläge oder Anregungen unterbreitet werden. Personen, die nicht im Amtsgebiet wohnen, jedoch durch Vorhaben des Amtes persönlich betroffen sind (z. B. Grundeigentümer/innen, Firmenvertreter/innen, Zuziehende) können sich ebenfalls an der Einwohnerfragestunde beteiligen.
2. Der für die Einwohnerfragestunde zur Verfügung stehende Zeitraum soll insgesamt 30 Minuten nicht überschreiten. Die Redezeit der Fragenden soll höchstens 5 Minuten betragen. Die Fragen und Anregungen müssen kurz und sachlich sein.
3. Die Fragen werden im Amtsausschuss von der/dem Amtsvorsteher/in beantwortet. Der Amtsvorsteher kann der Verwaltung oder anderen Mitgliedern des Amtsausschusses die Beantwortung überlassen. Kann eine Beantwortung oder Stellungnahme nicht sofort erfolgen, wird dies schriftlich oder in der nächsten Sitzung nachgeholt. Eine Aussprache über die Antworten findet nicht statt.

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§ 17

Anregungen und Beschwerden

1. Einwohnerinnen und Einwohner haben das Recht, sich schriftlich oder zur Niederschrift mit Anregungen und Beschwerden an den Amtsausschuss zu wenden. Die Anregungen und Beschwerden werden in der folgenden Sitzung des Amtsausschusses behandelt. Die Antragsteller erhalten eine Zwischennachricht mit einer Information über den voraussichtlichen Sitzungstermin.
2. Über die Stellungnahme des Amtsausschusses werden die Antragsteller  innerhalb von vier Wochen nach dem Beschluss unterrichtet.

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§ 18
Unterbrechung der Sitzung

Die/der Amtsvorsteher/in kann die Sitzung unterbrechen. Auf Antrag von einem Drittel der anwesenden Mitglieder des Amtsausschusses muss sie oder er die Sitzung unterbrechen. Die Unterbrechung soll nicht länger als 15 Minuten dauern.

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§ 19
Anhörung

1. Sachverständige, Vertreter von Behörden, sowie sonstige Personen, die von Beratungsgegenständen des Amtsausschusses betroffen sind, können in öffentlichen und nicht öffentlichen Sitzungen des Amtsausschusses angehört werden. Die vorstehend genannten Personen können in der Anhörung ihre Auffassung zu dem Beratungsgegenstand darlegen.
2. Die Handhabung der Anhörung obliegt dem/der Amtsvorsteher/in. Alle Mitglieder des Amtsausschusses können Fragen an die in Absatz 1 genannten Personen richten. Erfolgt die sich an die Anhörung anschließende Beratung und Beschlussfassung in nicht öffentlicher Sitzung, so hat die in Absatz 1 genannte Person zuvor den Sitzungssaal zu verlassen.
3. Auf Antrag eines Mitgliedes des Amtsausschusses kann der Amtsausschuss beschließen, die Anhörung zu beenden.

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§ 20
Worterteilung

1. Reden darf nur, wer von dem/der Amtsvorsteher/in das Wort erhalten hat.
2. Der/die Amtsvorsteher/in kann von der Reihenfolge der Wortmeldungen abweichen, wenn es der Beratung dienlich ist.
3. Das Wort wird nicht mehr erteilt, wenn ein Antrag auf Beendigung der Beratung oder auf Vertagung angenommen oder über den Tagesordnungspunkt bereits entschieden worden ist.
4. Der/dem leitenden Verwaltungsbeamten/in ist auf Wunsch das Wort zu erteilen.
5. Der/die Amtsvorsteher/in erteilt den weiteren an der Sitzung teilnehmenden Mitarbeitern/innen der Amtsverwaltung das Wort.
6. Durch Beschluss kann für einzelne Tagesordnungspunkte die Redezeit begrenzt werden. Die Begrenzung darf nicht auf weniger als fünf Minuten festgelegt werden.
7. Das Wort zur Geschäftsordnung ist jederzeit zu erteilen. Ein/e Sprecher/in darf dadurch nicht unterbrochen werden. Die Sprechzeit beträgt höchstens 5 Minuten. Anträge zur Geschäftsordnung gehen Sachanträgen vor.
8. Das Wort zu persönlichen Bemerkungen ist erst nach Schluss der Beratung zu erteilen. Persönliche Bemerkungen dürfen nur eigene Ausführungen richtig stellen und persönliche Angriffe zurückweisen. Die Redezeit beträgt höchstens 5 Minuten.

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§ 21
Abstimmung

1. Die/der Amtsvorsteher/in schließt die Beratung, wenn sich niemand mehr zu Wort meldet. Sie/er lässt dann über einen vorliegenden oder formulierten Beschlussvorschlag oder über einen Sachantrag abstimmen.
2. Liegen mehrere Sachanträge vor, wird über den weitest gehenden Antrag zuerst abgestimmt. Der weitest gehende Antrag ist der, der eine derzeit bestehende Situation oder Beschlusslage am meisten ändert.
3. Der Amtsausschuss kann beschließen, dass über Teile eines Antrages oder Vorlage einzeln abgestimmt wird (Einzelabstimmung). Nach der Einzelabstimmung wird über die Vorlage oder den Antrag als ganzes abgestimmt (Gesamtabstimmung).
4. Es wird offen durch Handzeichen abgestimmt. Die/der Amtsvorsteher/in stellt die Zahl der Stimmen fest, die dem Beschlussvorschlag zustimmen, ihn ablehnen oder sich enthalten.
5. Wird das Abstimmungsergebnis angezweifelt, muss die Abstimmung wiederholt werden.
6. Anträge zur Geschäftsordnung haben jederzeit Vorrang und müssen vor Sachanträgen erledigt werden.
7. Jedes Mitglied des Amtsausschusses kann eine namentliche Abstimmung beantragen bei
   1. dem Beschluss über Satzungen einschließlich von Grundsatzbeschlüssen zur Erarbeitung einer Satzung;
   2. dem Beschluss zur Übernahme oder der Rückgabe von Selbstverwaltungsaufgaben der Gemeinden,
   3. dem Beschluss über Angelegenheiten mit erheblicher finanzieller Bedeutung.

Eine namentliche Abstimmung erfolgt, wenn mindestens ein Drittel der anwesenden Mitglieder zustimmen. In diesem Fall sind die Namen der anwesenden Mitglieder und die jeweilige Stimmabgabe in der Niederschrift zu dokumentieren.

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§ 22
Wahlen

1. Gewählt wird, wenn niemand widerspricht, durch Handzeichen, sonst durch Stimmzettel.
2. Zur Vorbereitung und Durchführung von Wahlen durch Stimmzettel wird aus der Mitte des Amtsausschusses ein Wahlausschuss gebildet. Dem Wahlausschuss gehören 3 Mitglieder an.
3. Für die Stimmzettel und Lose sind äußerlich gleiche Zettel zu verwenden. Die Stimmzettel sind zu falten.
4. Die Stimmzettel sind so vorzubereiten, dass der/die zu wählende Bewerber/in angekreuzt werden kann. Für die Stimmabgabe ist einheitlich ein hierfür zur Verfügung zu stellendes Schreibgerät zu verwenden. Bei weiterer Beschriftung, Gestaltung oder fehlender Kennzeichnung des Stimmzettels ist die Stimme ungültig.
5. Die/der Amtsvorsteher/in gibt das Ergebnis der Wahl bekannt.

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§ 23
Ordnung in der Sitzung

1. Die/der Amtsvorsteher/in kann eine/n Sprecher/in „zur Sache“ rufen, wenn sie oder er abschweift oder sich wiederholt.
2. Mitglieder des Amtsausschusses, die die Ordnung verletzen, ruft die/der Amtsvorsteher/in unter Nennung des Namens „zur Ordnung“.
3. Ist ein Mitglied des Amtsausschusses während der Beratung eines Punktes der Tagesordnung dreimal „zur Sache“ oder „zur Ordnung“ gerufen worden, so hat die/der Amtsvorsteher/in ihr/ihm das Wort zu entziehen. Nach dem zweiten Ruf „zur Sache“ oder „zur Ordnung“ ist auf die Folgen hinzuweisen.
4. Einem Mitglied des Amtsausschusses, dem das Wort entzogen worden ist, darf es in derselben Sitzung zu derselben Sache nicht wieder erteilt werden.
5. Verhalten sich Mitglieder des Amtsausschusses so, dass die Geschäfte nicht weitergeführt werden können, kann die/der Amtsvorsteher/in die Sitzung auf die Dauer von bis zu 15 Minuten unterbrechen. Ist der ordnungsmäßige Verlauf der Sitzung danach weiterhin nicht gewährleistet, so ist die Sitzung zu vertagen.
6. Die/der Amtsvorsteher/in kann Personen, die dem Amtsausschuss nicht angehören, des Sitzungsraumes verweisen, wenn sie die Ordnung verletzen oder den geordneten Sitzungsbetrieb stören. Das gilt insbesondere, wenn trotz Verwarnung Zeichen des Beifalls oder des Missfallens gegeben oder während der Sitzung Mitglieder des Amtsausschusses aufgesucht werden.
7. Die/der Amtsvorsteher/in kann den Zuhörerraum bei störender Unruhe räumen lassen. Pressevertreter/innen dürfen im Sitzungsraum bleiben, es sei denn, sie haben selbst die Ordnung gestört.

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§ 24
Niederschrift

1. Der Amtsausschuss beruft für seine Sitzungen eine/n Protokollführer/in sowie eine/n Stellvertreter/in, sofern die Protokollführung nicht durch das Amt wahrgenommen wird.
2. Die/der Protokollführer/in unterstützt die/den Amtsvorsteher/in in der Sitzungsleitung nach dessen Maßgabe.
3. Die Niederschrift wird als „Ergebnisprotokoll“ geführt. Verlangen Mitglieder des Amtsausschusses, einzelne Punkte besonders in der Niederschrift aufzunehmen, ist dem Verlangen stattzugeben.
4. Die Niederschrift muss enthalten:
   1. den Ort und den Tag der Sitzung, den Zeitpunkt des Beginns, einer Unterbrechung und des Endes
   2. die Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung und der Beschlussfähigkeit
   3. die Namen der anwesenden und fehlenden Mitglieder des Amtsausschusses
   4. die Namen der sonstigen Teilnehmer/innen (Schriftführer/in, Bedienstete des Amtes, Sachverständige, Gäste, etc.)
   5. die zeitweiligen Abwesenheiten von Sitzungsteilnehmer/innen
   6. die Tagesordnung
   7. den Wortlaut und Inhalt von Anträgen
   8. den Wortlaut der Beschlüsse und die Ergebnisse der Abstimmungen
   9. den Ausschluss und die Wiederherstellung der Öffentlichkeit
5. Angelegenheiten, die in nicht öffentlicher Sitzung behandelt wurden, sind gesondert zu protokollieren.
6. Die Niederschrift ist spätestens mit der Zusendung der Tagesordnung für die nächste Sitzung zuzustellen. Unabhängig davon soll sie innerhalb von 15 Tagen zugestellt werden.
7. Werden innerhalb von 14 Tagen nach Zustellung der Niederschrift keine Einwendungen gegen diese erhoben, gilt sie als genehmigt. Über Einwendungen gegen die Niederschrift entscheidet der Amtsausschuss.

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§ 25
Ausschüsse

Diese Geschäftsordnung gilt sinngemäß für Ausschüsse, die nach der Hauptsatzung oder nach dem Gesetz gebildet werden, sofern keine anderen gesetzlichen Regelungen zu beachten sind.

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§ 26
Einwohnerbefragung

1. Der Amtsausschuss kann mit einfacher Mehrheit beschließen, in Angelegenheiten der örtlichen Gemeinschaft eine konsultative Befragung der Einwohner/innen durchzuführen. Sie darf sich nur auf Fragestellungen oder Aufgaben beziehen, für deren Entscheidung der Amtsausschuss oder ein Ausschuss zuständig ist
2. Der Amtsausschuss beschließt die Formulierung der an die Einwohner/innen gerichteten Frage. Sie soll verständlich, klar und eindeutig sein. Der Amtsausschuss beschließt soweit erforderlich auch über die Begründung und eine Aufstellung der zu erwartenden Kosten.
3. Die Modalitäten zur Durchführung einer Befragung legt der Amtsausschuss je nach Thematik individuell fest. Insbesondere ist zu bestimmen:
   1. der zu befragende Personenkreis (z. B. alle Einwohner, nur Senioren, nur Kinder und Jugendliche, nur Benutzer von Einrichtungen des Amtes usw.)
   2. die Form der Befragung (z. B. durch an die Einwohner versandte Fragebögen, per Internet-Abstimmung, telefonisch, von Haustür zu Haustür usw.)
   3. Dauer des Befragungszeitraums
   4. evtl. zu erreichendes Beteiligungsquorum bzw. Mindest­zustimmungs­quorum usw.
4. Nach Abschluss der Einwohnerbefragung gibt der Amtsvorsteher auf der folgenden Sitzung des Amtsausschusses das Ergebnis öffentlich bekannt. Der Amtsausschuss hat über das Ergebnis zu beraten.

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§ 27
Grundsätze zum Datenschutz

1. Die Mitglieder des Amtsausschusses, die im Rahmen der Ausübung ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit Zugang zu vertraulichen Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, haben bzw. von ihnen Kenntnis erlangen, dürfen solche Daten nur zu dem jeweiligen der rechtmäßigen Aufgabenerfüllung dienenden Zweck verarbeiten oder offenbaren. Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer natürlichen Person. Hierzu zählen auch Daten, die alleine oder in Kombination mit anderen Daten eine Zuordnung zu einer bestimmbaren natürlichen Person ermöglichen.
2. Vertrauliche Unterlagen sind alle Schriftstücke, automatisierte Dateien und sonstige Datenträger, die als solche gekennzeichnet sind oder personenbezogene Daten enthalten. Hierzu zählen auch mit vertraulichen Unterlagen in Zusammenhang stehende handschriftliche oder andere Notizen.

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§ 28
Datenverarbeitung

1. Die Mitglieder des Amtsausschusses sind verpflichtet, vertrauliche Unterlagen so aufzubewahren, dass sie ständig vor Kenntnisnahme und Zugriff Dritter (z. B. Familienangehörige, Besucher, Parteifreunde, Nachbarn usw.) gesichert sind. Dieses gilt auch für den Transport der Unterlagen. In begründeten Einzelfällen ist der/dem Amtsvorsteher/in auf Verlangen Auskunft über die getroffenen Datensicherheitsmaßnahmen zu geben.
2. Eine Weitergabe von vertraulichen Unterlagen oder Mitteilung über deren Inhalt an Dritte, ausgenommen im erforderlichen Umfang bei Verhinderung an die/den Stellvertreter/in, ist nicht zulässig. Dieses gilt auch gegenüber Mitgliedern der eigenen Gemeindevertretung, Partei oder Wählergemeinschaft, die nicht aufgrund ihrer Mitgliedschaft im Amtsausschuss oder dem zuständigen Ausschuss Zugang zu den vertraulichen Unterlagen erhalten.
3. Die Mitglieder des Amtsausschusses sind bei einem Auskunftsersuchen eines Betroffenen nach dem Landesdatenschutzgesetz verpflichtet, der/dem Amtsvorsteher/in auf Anfrage schriftlich Auskunft über die bei ihnen aufgrund ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit zu einer bestimmten Person gespeicherten Daten zu erteilen.
4. Vertrauliche Unterlagen sind unverzüglich und dauerhaft zu vernichten bzw. zu löschen, wenn diese für die Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden. Bei vertraulichen Beschlussunterlagen einschließlich aller damit im Zusammenhang stehenden Unterlagen ist dies regelmäßig anzunehmen, wenn die Niederschrift über die Sitzung, in der der jeweilige Tagesordnungspunkt abschließend behandelt wurde, genehmigt ist. Alle weiteren vertraulichen Unterlagen sind spätestens 5 Jahre nach Abschluss der Beratungen, bei einem Ausscheiden aus dem Amtsausschuss sofort, dauerhaft zu vernichten bzw. zu löschen. Die Unterlagen können auch dem Amt zur Vernichtung bzw. Löschung übergeben werden.
5. Die ausgeschiedenen Mitglieder haben die Vernichtung bzw. die Löschung aller vertraulichen Unterlagen gegenüber der/dem Amtsvorsteher/in schriftlich zu bestätigen.

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§ 29
Auslegung der Geschäftsordnung

1. Die/der Amtsvorsteher/in entscheidet, wie die Geschäftsordnung auszulegen ist.
2. Widerspricht ein Drittel der anwesenden Mitglieder des Amtsausschusses der Auslegung, so entscheidet der Amtsausschuss.
3. Der Amtsausschuss kann im Einzelfall Abweichungen von der Geschäftsordnung beschließen. Hierfür ist eine Mehrheit von 2/3 der gesetzlichen Mitgliederzahl erforderlich.

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§ 30
Änderung und Aufhebung

Die Geschäftsordnung kann nur geändert oder aufgehoben werden, wenn ein Antrag dazu auf der veröffentlichten Tagesordnung des Amtsausschusses steht.

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§ 31
Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung tritt am 12. Juni 2015 in Kraft. Sie ersetzt die Geschäftsordnung vom 29. Januar 1996.

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gez. Amtsvorsteher

_{Stand der Lesefassung: 07.10.2025}